O co pracodawca może pytać kandydata do pracy i pracownika?

Pracodawca, zarówno w trakcie procesu rekrutacyjnego (czyli jeszcze przed nawiązaniem stosunku pracy) jak i w czasie trwania stosunku pracy, pozyskuje informacje o kandydatach do pracy, jak i o pracownikach, stanowiące ich dane osobowe. Z racji ponoszonego ryzyka nieodpowiedniego doboru pracowników jest on zainteresowany pozyskiwaniem znacznej ilość danych osobowych kandydatów do pracy, mających pomóc mu w podjęciu trafnych decyzji kadrowych. Ze względu na chęć podnoszenia efektywności wykonywanej pracy zainteresowany jest w pozyskiwaniu informacji, które pozwolą mu na dokonywanie oceny zatrudnionych pracowników. Jednakże przedstawiona sytuacja z uwagi na słabszą negocjacyjnie oraz ekonomicznie pozycję kandydata do pracy i pracownika sprzyja ingerencji pracodawcy w sferę prywatności, a nawet w sferę intymności tych podmiotów. Takiemu zachowaniu ze strony pracodawcy sprzyja także obecna sytuacja na rynku pracy oraz wysoki wskaźnik bezrobocia.

Wobec tego ustawodawca w art. 221 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. kodeks pracy (t. j. Dz. U. 1998 r. Nr 21 poz. 94 ze zm.) uregulował zakres informacji, których pracodawca ma prawo żądać od osób ubiegających się o zatrudnienie oraz od pracowników. Przepis ten obowiązuje od 1 stycznia 2004 r. i rozróżnia zakres danych, których pracodawca może żądać od kandydata do pracy od zakresu danych żądanych od pracownika.

 

O co można pytać?

Zgodnie z § 1 tego przepisu, pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Natomiast od pracownika zgodnie z § 2 tego artykułu pracodawca ma prawo żądać, prócz danych wymienionych wyżej, także numeru PESEL. Ponadto, od podwładnego można żądać podania innych danych osobowych oraz imion, nazwisk i dat urodzenia dzieci, pod warunkiem, że ich podanie jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Przykładowo, pracownik, który jest zainteresowany uzyskaniem świadczeń socjalnych (np. zapomóg na leki) określonych w postanowieniach regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zobowiązany jest do podania danych pozwalających na ustalenie jego sytuacji materialnej (np. złożenie oświadczenia o sytuacji dochodowej, czy udzielenie informacji na temat stanu zdrowia). Tym samym, jeśli pracownik nie jest zainteresowany uzyskaniem takich świadczeń, to pracodawca nie ma prawa żądać podania takich danych.

Jak można zauważyć wśród wymienionych informacji w art. 221 § 1 i 2 kodeksu pracy brak jest informacji, o które pracodawcom najczęściej zdarza się pytać, zwłaszcza w trakcie rozmów rekrutacyjnych, tj. np. o zamiar zajścia w ciążę kandydatki do pracy, o rodzinę, karalność, podatność na choroby, bądź o status majątkowy.

 

Pytania zakazane

Co do zasady takie pytania pracodawców, wykraczające poza zakres danych wskazany w art. 221 kodeksu pracy są zakazane. Jednakże ustawodawca w art. 221 § 4 Kodeksu pracy pozwolił pracodawcy żądać podania innych danych osobowych niż wskazane powyżej zarówno od przyszłego pracownika, jak i od osoby już zatrudnionej, jeżeli obowiązek podania takich danych wynika z przepisów szczególnych.

Jako przykład można wskazać informację o karalności kandydata do pracy lub pracownika. Podstawą do pozyskiwania takich informacji stanowi art. 6 ust. 1 pkt. 10 ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (t. j. Dz. U. 2008 r. Nr 50 poz. 292 ze zm.), który mówi, iż: ?prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe zgromadzone zostały w rejestrze, przysługuje pracodawcom, w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej?. Na podstawie tego przepisu i np. w związku z art. 5 ust. 3 pkt 4 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t. j. Dz. U. 2007 r. Nr 125 poz. 874), pracodawca ma prawo uzyskać informację o przestępstwach popełnionych z winy umyślnej przeciwko bezpieczeństwu w komunikacji, mieniu, wiarygodności dokumentów lub środowisku przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie w charakterze kierowcy. Oznacza to tym samym, iż osoba ubiegająca się o stanowisko, co do którego przepisy prawa nie wprowadzają wymogu niekaralności (np. na stanowisko kasjera w supermarkecie, stanowisko nauczyciela, czy opiekunki do dziecka) nie ma obowiązku udzielenia przyszłemu pracodawcy informacji o swojej karalności.

W przypadku żądania informacji o ciąży kandydatki do pracy, przyszły szef ma prawo uzyskać taką informację, ale tylko w sytuacji, gdy oferowana kandydatce praca jest wzbroniona kobietom w ciąży (np. praca nurków, czy praca wymagająca pozycji stojącej łącznie ponad 3 godziny w czasie zmiany roboczej). Wykaz tych prac określony jest w załączniku do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 września 1996 r. w sprawie wykazu prac szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet (Dz. U. nr 114, poz. 545 ze zm.).

 

Pytać nie można, dobrowolnie odpowiadać - tak

Przedstawione powyżej ograniczenie zakresu informacji, których pracodawca ma prawo żądać od kandydatów do pracy, jak i od pracowników nie oznacza, iż innych niż określone w art. 221 kodeksu pracy informacji pracodawca nie ma prawa wiedzieć. Przepis ten ustanawia zakaz żądania przez pracodawcę wyszczególnionych informacji, ale nie ustanawia zakazu podania swoich danych osobowych przez kandydata do pracy czy pracownika. Oznacza to, iż podmioty te mogą dobrowolnie podać pracodawcy swoje dane osobowe dotyczące np. planów macierzyńskich czy wyznawanej przez siebie religii, chcąc w ten sposób np. zwiększyć swoje szanse na uzyskanie wymarzonej pracy. Ponadto, powołany przepis, regulując jedynie pozyskiwanie danych osobowych bezpośrednio od kandydata na pracownika i pracownika pozwala na pozyskiwanie przez pracodawcę innych danych niż określone w art. 221 kodeksu pracy z innych źródeł np. od mediów czy od poprzedniego pracodawcy.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych kandydatów do pracy i pracowników następuje w formie pisemnego lub ustnego oświadczenia osoby, której dane dotyczą (art. 221 § 3 kodeksu pracy). Jednocześnie pracodawcy zostało przyznane prawo do żądania udokumentowania podanych w oświadczeniu danych, np. w drodze okazania dyplomu ukończenia szkoły, odpisu aktu urodzenia, czy okazania dowodu osobistego.

Warto podkreślić, iż pracodawca, żądając innych danych niż wskazane w art. 221 kodeksu pracy narusza prawo. Tym samym kandydatom do pracy i pracownikom przysługuje ochrona prawna, którą mogą realizować w oparciu o przepisy kodeksu pracy dotyczące zakazu dyskryminacji, kodeksu cywilnego dotyczące ochrony dóbr osobistych czy w oparciu o przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t. j. Dz. U. 2002 r. Nr 101 poz. 926). Za dopuszczalne i prawnie dozwolone uważa się także stosowanie przez te podmioty kłamstwa w odpowiedzi na zadane przez pracodawcę pytania bezprawnie ingerujące w sferę ich prywatności.